コラム・新着情報

3月の「もっともっと大賞」

「相手にどうやったら伝わるかを考える!」

 

★店メンバーからの声
伝票訂正依頼書を提出する際、フォーマットには、伝票NO、品番、カラー、数量、金額しか記入する欄がありませんが、「数量違い」、「伝票と商品のカラー番号が一致していない」、「伝票記載はあるが商品が入っていない」などの訂正理由を書いた方が良いと思います。
今までは、理由はメールで伝え、伝票訂正依頼書をFAXしていましたが、それだとシステム担当と店舗担当の方しか見ないので、倉庫や本部の方とも共有する、そして改善するためにも依頼書に訂正理由を書いた方が良いのではないかと思います。

 

<提案の背景>
今まで、納品伝票と納品された商材が一致しないことが月に4~5回ありました。
メーカー本部とのミーティングの際には納品ミスの現状を伝え、自分が倉庫へ行った際には倉庫の方に話しをしていましたが、倉庫からの出荷ミスはなかなか改善されませんでした。
出荷ミスの際は、修正依頼理由をメールし、別途、伝票訂正依頼書をFAXしていましたが、そのやり方だとシステム担当と店舗担当の方しか見ない状況で、倉庫や本部の方とも共有し、そして改善するためにはどうしたらいいのかスタッフ皆と考えていました。

 

<提案の実行>
伝票訂正をする回数が多いので、自店での検品時や棚卸しに細かいルールを決め、正しい在庫管理を行えるようにしました。
まず、伝票訂正ノートを作成し、入荷状況、検品者、検品日時、訂正依頼者と内容、伝票上がり日、訂正伝票確定者等、全てをしっかり残すようにしました。
また、ストックリーダーを決め、検品時の細かいルールを作り、なぜそれを行うのか一人一人しっかり理解していくようにした結果、店舗の商品管理精度がUPし、4年後の棚卸はロス率0.08%と優良な結果になりました。
同時に、どういった理由の伝票訂正が多いのか、どこの倉庫から出荷されたものなのか等、ここ数年の傾向が見えるようになってきました。
しかし、私たちが理解しても、それを出荷する側に伝えなければ出荷ミスは減ることはありません。
倉庫や本部にも伝わるように、伝え方に工夫をしなければと思っていたところ、取引ブランド本部より伝票訂正依頼書のフォーマットを変更する話を聞きました。
今までは、伝票訂正依頼書には理由を記入する欄がないので訂正理由は別途メールして伝票には理由を記入していませんでしたが、依頼書に訂正理由があった方が倉庫の方に伝わりやすく、今後の改善につながるのではないかと思い、伝票訂正理由を書く欄を設けてはどうかとの提案をブランド本部の方に致しました。

<実行後の変化>
改善された伝票には、伝票日付、移動元、備考欄が新たに加わり、更に備考欄が出来たので、訂正理由をそこに記入することが出来るようになりました。
自店の正しい在庫管理だけでなく、私たちからお取引先様を巻き込んで、改善策を一緒に考え、提案していくことで自店にもメリットが生まれました。
(倉庫の在庫管理精度がUPすれば、伝票訂正がなくなるので、私たち店舗の負担も減ります)。
今回の伝票訂正のフォーマット改善は小さなことかもしれませんが、少しずつでも改善に近づけるように、私たちは正確な在庫管理を継続して行うとともに、相手に伝えるときの伝え方をもっともっと工夫していきたいと思います。

 

<ここがポイント!>

  • 倉庫側の出荷ミスがあっても、すぐに相手は変えられないので、まずは自店内の検品ルールを決め、在庫管理レベルを上げていった。
  • そのことで、先方のどんな内容のミスが多いのか、ミスの多い倉庫がどこかが見えるようになってきた。
  • 取引先様の伝票改訂のタイミングで、先方改善策につながる訂正理由記入欄の新規作成を提案し、その提案が反映された伝票に改訂された。
  • 訂正理由が伝票に記載されることで、今後の倉庫側での改善対策がとれるようになると期待される。

 

 

今月の「もっともっと大賞」は、いかがでしたでしょうか?
「現場を持っている」コンサルタント会社“ワンスアラウンド”の日々の現場の様子を少しでもお伝えできましたでしょうか?
ワンスアラウンドには、各店舗の現場メンバーが日々の業務をもっと良くする為の「改善」や接客時の「気づき」などを積極的に提案&共有し皆で高め合っていく仕組みがあります。
この仕組みは、「もっともっと」と社内で呼ばれ、各店で継続している取り組みを本部含めた全社で共有し、月毎に「もっともっと大賞」としてゴールド、シルバー、ブロンズ賞を選出し、その好事例を毎月発行される社内報「もっともっとタイムス」で発表しています。また、実際の店舗での取り組みを全社で共有しながら、コンサルタントチームや研修講師はクライアント様の悩みを理解し、今必要な「ソリューション」のご提案に活かしています。
このコラムでは選出された賞の中から、当社らしさを感じていただける取り組みやエピソードを月に一度ご紹介しています。
来月も当社らしいエピソードや取り組みをご紹介していきたいと思いますので、是非定期的にHPをチェックしてみてください。

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