「スケジュールの見える化→効率的で気遣い合える環境に！！」～もっともっと大賞より～
- 投稿日：2016/12/14
- カテゴリー：コラム
「もっともっと大賞」とは
ワンスアラウンドには、各店舗の現場メンバーが日々の業務をもっと良くする為の「改善」や接客時の「気づき」などを積極的に提案＆共有し皆で高め合っていく仕組みがあります。この仕組みは、「もっともっと」と社内で呼ばれ、各店で継続している取り組みを本部含めた全社で共有し、月毎に「もっともっと大賞」としてゴールド、シルバー、ブロンズ賞を選出し、その好事例を毎月発行される社内報「もっともっとタイムス」で発表しています。また、実際の店舗での取り組みを全社で共有しながら、コンサルタントチームや研修講師はクライアント様の悩みを理解し、今必要な「ソリューション」のご提案に活かしています。このコラムでは選出された賞の中から、当社らしさを感じていただける取り組みやエピソードをご紹介しています。
★店メンバーからの声
1日に何の業務や作業があるのかや、誰がその仕事をするかが、店メンバー全員で明確に把握できていないので、無駄な時間が発生してしまっていると思う。
＜提案の背景＞
商品の店舗間移動作業など、店全体でやるべき事は共有できてはいましたが、個々のメンバーがやりたい仕事(各担当の実行項目や提出物)は情報が共有できていなかったので、ムリ・ムダ・ムラが発生し、中途半端になってしまったり、その仕事を忘れてしまい出来ずに流れてしまったりしており、問題になっていました。
(例えば、店長が何の作業を裏でしているのかがわからない・・・等)
＜提案の実行＞
そこで、ホワイトボードを活用して1週間の個々のスケジュールを一覧にし、“見える化”を図りました。必ずその日にやらなくてはいけないことは「赤」の付箋を、そうでないものは「黄色」の付箋をつけるなどの区分けルールも同時に決めました。朝礼時には、その一覧表を見てから優先順位を決め、指示出しをするようにしました。
運用時のポイントは、各々が自分でスケジュールを書き込むという所です。上司からの指示ではなく、自らが実施項目を決めて、自らが決めた日にやるということ、そしてそれをチェックできる表を作成し見える化させることで、うっかりミスや業務が流れてしまうことをなくしていこうと皆で決めました。
＜実行後の変化＞
一覧表で見える化したことで、仕事が流れてしまう事がかなり減りました。（この店はうっかり者が多いと言われていました）
それと同時に、その日の空いた時間の指示出しに無駄がなくなってきました。
また、自店の年度計画では「強いチームをつくる」ということを掲げていますが、この表を見ることで自分以外のスタッフに興味を持つようになり、「これは今日までの仕事だけど大丈夫かな？」など、相手を気にかける会話のきっかけにもなっています。
社員も増えてきて新しい体制になり、今まで以上に強いメンバー同士の繋がりを作り、決めたことは流さないでやる仕組み作りをこのスケジュールの見える化を通して継続していきたいと思います。
＜ここがポイント！＞
・店で一緒に働いていても、各メンバーがその日に何をしているのかは、意外に共有されていないもの。それをホワイトボードというシンプルなツールで見える化させ、一覧表で共有した。
・自分で作成したスケジュールなので、公表した以上責任を持って実行せざるを得ないし、表をチェックすることで、うっかりミスがなくなっていった。
・手の空いているスタッフが一目でわかるようになり、新たに発生した業務を誰に依頼したらよいのかすぐわかるようになった。
・その日の業務の各個人の優先順位がわかることで、声かけなどをメンバー同士で行うようになり、チームメンバーを気に掛けるコミュニケーションが生まれチーム力にも良い影響を与えることになった。
